クライアントよりこんなご相談をいただきました。
- ホームページの問い合わせフォームから問い合わせが入った場合、特定の Gmail アドレスにメール通知が来るようにしている。
- しかし、みんなあまりそのメールを確認してくれない。
- 現在会社では Slack を主に使っており、Slackであればみんなちゃんと見てくれるので、問い合わせのメールが着信したらSlack のチャンネルに通知が飛ぶようにしたい。
このご要望について、Zapier （ザピアー）を使って Gmail と Slack を連携させるとうまくいったので、その方法を以下に記録しておきます。
問い合わせフォームからGmailへどんなメールが飛んできているか？
ホームページから問い合わせが入るとこんなメールが Gmail に着信します。
『お問い合わせフォームへ問い合わせがありました』
という件名のメールをSlackに通知したい、というのが今回の要件になります。
Zapierで連携する方法
まずは、Zapierにログインしてダッシュボードを表示させます。
※Zapierの利用登録方法はサービスのトップページより簡単に行えます。
また、今回の方法は無料プランの範囲で実現可能な内容です。
- 画面右上の［Make a Zap］をクリックします。
- このZapに分かりやすい名前を付けます。
- ［1. When this happens …］（こういうことが起きたら…）のセクションから設定していきます。
- ［Choose App & Event］のセクションで、［Gmail］を選択します。
- ［Choose Trigger Event］で、選択肢の中から
【New Email Matching Search】（特定の条件のメールの新規着信）を選択します。 - ［CONTINUE］をクリックします。
- ［Choose Account］の項目で［Sign in to Gmail］をクリックして、該当のGmailアカウント（＝現状問い合わせ通知メールを受信しているGmailアカウント）を登録します。
アカウント登録後はこのような↓画面になりますので、［CONTINUE］をクリックします。
- ［Customize Email Matching Search］（メールの抽出条件のカスタマイズ）の項目で、
『お問い合わせフォームへ問い合わせがありました』
という件名のメールを抽出するための条件を記載します。
具体的には
subject:抽出したい件名
という記述をします。
※［subject:］ は［件名］という意味です。今回のケースでは
subject:お問い合わせフォームへ問い合わせがありました
と記述します。
こうなります。↓
抽出条件を設定出来たら［CONTINUE］をクリックします。 - ［Find Data］の項目では、現在該当のGmailアカウントに着信しているメールから、上記で設定した条件抽出のテストを行ってくれます。
ここでは、テスト結果を確認してから次に進みたいので、［TEST ＆ REVIEW］をクリックしてみましょう。
※今回のケースでは、該当のGmailアカウントに少なくとも一通、
『お問い合わせフォームへ問い合わせがありました』
という件名のメールが着信している必要があることに注意して下さい。すると、以下のような結果が表示されます。
これは、一つのメールが抽出条件に合致し、そのサンプルが表示されている状態です。
サンプルをクリックすると、その詳細情報が表示されます。
このケースでは、メールなので、件名や送信日時や本文など、様々な情報が整理されて取得されていることが分かります。
※この情報は、あとでSlackへ通知する際にメッセージに挿入できます。
非常に便利な役目を果たします。
- サンプルを確認したら、［Done Editing］をクリックします。
ここまでの手順で、［1. When this happens …］（こういうことが起きたら…）のセクションの設定は完了です。
次に進みます。 - 次は［Do this…］（この作業を実行する）のセクションの設定を行います。
［Choose App & Event］の項目で、Slackを選択してください。
※表示されていない場合は検索すると出てきます。
- ［Choose Action Event］の項目で、
【Send Channel Message】（Slackのチャンネルに通知する）を選択します。
［CONTINUE］で進みます。 - ［Slack account］の項目で、対象のSlackアカウントを選択します。
↓このような承認画面が表示されます。内容確認のうえ［許可］をクリックします。
↓該当のSlackワークスペースが紐づけられます。
［CONTINUE］で進みます。
- ［Customize Channel Message］（チャンネルに通知するメッセージの設定）を行います。
まずは［Channel］の項目で、メッセージを通知したいチャンネルを選択します。
今回のケースでは、あらかじめSlackに作成しておいた【問い合わせメール】というチャンネルを選択します。
- 次に、［Message Text］（通知されるメッセージ本文）の設定を行います。
例えばこんな風なメッセージを表示したい場合…新規のお問い合わせメールが届いています。内容を確認してください。
（メールの概要を抜粋して記載）［Message Text］にはこんな風に設定します。
「新規のお問い合わせメールが届いています。内容を確認してください。」の文言はそのまま手入力。［日付］や［本文］の内容は、右側の選択ボックスを開くとサンプル取得時に整理した情報が表示されますので、メッセージに差し込みたい項目を選択することができます。
この例では、［1.Date］（日付）と［1.Body Plain］（本文）を持ってくるよう指定しました。※先にちょっとお見せしておくと、この例ではSlackでの通知の見た目はこうなります。
Gmailに届いているメールがHTML形式なので、Slackに通知を飛ばした際、本文部分にHTMLコードが残り、見にくくなってしまいますが、なんとか分かります。
メールがテキスト形式であればもっときれいに見えるはずです。 - ［Customize Channel Message］のセクションには、他にもたくさんの設定項目があるのですが、必須項目ではないのでここでは省き、［CONTINUE］で進みます。
- ［Send Data］の項目が表示されます。
ここでは、Slackへのメッセージ通知のテストが実施されます。
Slackに届いたメッセージを確認し、問題があれば、［Customize Channel Message］のセクションに戻って設定の微調整を行います。
問題がなければ、最下部の［Done Editing］をクリックして設定終了です。 - ［TURN ZAP ON］でこの設定を有効化します。
手順は以上です。
最後に
手順にすると作業がたくさんあるように見えますが、実際は10～15分もあれば設定できます。
参考になれば幸いです。
